Koordynator / Koordynatorka Eventów
Osoba prowadząca realizacje od przygotowania po event: kontakt z klientem, logistyka, harmonogram i koordynacja zespołu na miejscu.
Odpowiedzialności
- Prowadzenie realizacji eventów od etapu przygotowań po zakończenie wydarzenia, w tym planowanie, kontrola terminów oraz pilnowanie jakości wykonania.
- Kontakt z klientem przed eventem i w trakcie realizacji: ustalanie szczegółów, potwierdzanie harmonogramu, zbieranie informacji o miejscu, uczestnikach i oczekiwaniach.
- Tworzenie i prowadzenie harmonogramu realizacji: godziny przyjazdu, montaż, próby, start atrakcji, przebieg wieczoru, demontaż i wyjazd.
- Koordynacja podwykonawców i dostawców (np. venue, catering, technika, transport), weryfikacja zgodności z ustaleniami oraz rozwiązywanie sytuacji awaryjnych.
- Nadzór nad zespołem eventowym na miejscu: krupierzy, animatorzy, technicy, prezenterzy muzyczni; rozdzielanie zadań i dbanie o komunikację.
- Dbanie o standard obsługi gościa i wizerunek marki Party Event Masters, w tym kontrola wyglądu stref, dekoracji, oświetlenia i stanowisk.
- Sporządzanie podsumowań po evencie: checklisty, wnioski, rekomendacje usprawnień oraz raport dla zespołu.
Wymagania techniczne
- Bardzo dobra znajomość organizacji eventów od strony logistycznej: planowanie transportu, montażu/demontażu, pracy w obiekcie, zarządzanie czasem realizacji.
- Umiejętność pracy na dokumentach operacyjnych: harmonogram, lista sprzętu, checklista zadań, podział ról, plan stref i ustawienia atrakcji.
- Praktyczna znajomość standardów obsługi klienta biznesowego oraz umiejętność prowadzenia ustaleń i notatek, tak aby nie gubić szczegółów realizacji.
- Gotowość do pracy w godzinach popołudniowych i wieczornych oraz w wybrane weekendy (w zależności od kalendarza eventów).
- Prawo jazdy kat. B i realna gotowość do dojazdów na wydarzenia.
Wiedza o procesie pracy
- Umiejętność prowadzenia projektu w trybie „end-to-end”: od briefu, przez plan, przygotowanie, realizację, aż do podsumowania i wniosków po evencie.
- Wiedza, jak działa event na miejscu: komunikacja z venue, kontrola przepływu gości, praca z harmonogramem, przerwy techniczne, szybkie decyzje operacyjne.
- Umiejętność pracy z ryzykiem: przewidywanie problemów (np. ograniczenia sali, dostęp do prądu, okna czasowe montażu), plan B i podejmowanie decyzji pod presją.
Kompetencje miękkie
- Wysoka kultura osobista i profesjonalna komunikacja z klientem oraz gośćmi wydarzenia.
- Odporność na stres i umiejętność zachowania spokoju w sytuacjach dynamicznych.
- Umiejętność motywowania zespołu i jasnego przekazywania poleceń w trakcie realizacji.
- Dokładność i odpowiedzialność za detale, bo to one budują jakość wydarzenia.
- Samodzielność, proaktywność i nastawienie na rozwiązywanie problemów.
Mile widziane
- Doświadczenie w pracy w agencji eventowej lub przy realizacji eventów firmowych i gal.
- Znajomość podstaw techniki eventowej (nagłośnienie, oświetlenie, okablowanie) w stopniu ułatwiającym koordynację.
- Komunikatywny angielski w kontakcie z klientami międzynarodowymi.
- Doświadczenie w pracy z atrakcjami interaktywnymi (kasyno eventowe, quizy, strefy gier).
Co oferujemy
- Udział w realizacjach premium, które robią wrażenie i budują rozpoznawalność marki.
- Realny wpływ na przebieg wydarzeń oraz możliwość rozwijania kompetencji koordynacyjnych i produkcyjnych.
- Zespół ludzi, którzy lubią eventy i potrafią działać sprawnie pod presją czasu.
- Jasny podział ról na evencie i wsparcie organizacyjne przed realizacją.
- Wynagrodzenie adekwatne do doświadczenia oraz możliwość stałej współpracy przy kolejnych projektach.